如何做好職場(chǎng)工作匯報(bào)?
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“項(xiàng)目完成度99.9%,匯報(bào)滿意度59.9%?!?/span>
“做了100%的工作,只報(bào)告了50%的效果?!?/span>
對(duì)于個(gè)人而言,工作匯報(bào)的成功與否與業(yè)績(jī)、個(gè)人能力掛鉤;于企業(yè)而言,定期的工作匯報(bào)能夠保證信息及時(shí)反饋,從而團(tuán)隊(duì)才能高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
那么怎樣才能做出一份“干十分、說十分”,令人滿意的工作匯報(bào)呢?
本文將從匯報(bào)的開頭,逐一梳理工作匯報(bào)實(shí)用邏輯、固定話術(shù),總有一款是你需要的。
匯報(bào)開頭:
開門見山,拋亮點(diǎn)
1.為什么要拋亮點(diǎn)?
麥肯錫認(rèn)為,一般情況下人們最多記得住一二三,難以記住四五六。因此最大的亮點(diǎn)、爆點(diǎn)需要在匯報(bào)的開頭快速拋出。而匯報(bào)中最大的亮點(diǎn),無疑是工作的結(jié)果或者結(jié)論。
2.怎樣拋出亮點(diǎn)?
無論是書面匯報(bào)還是口頭匯報(bào),一組漂亮的數(shù)據(jù)、滿意的結(jié)果或是強(qiáng)有力的觀點(diǎn)都是對(duì)“亮點(diǎn)”最大的支撐。
此外,人作為視覺動(dòng)物,會(huì)通過視覺建立一個(gè)人的“第一印象”。因此口頭匯報(bào)時(shí),簡(jiǎn)約大方、通過提綱和圖表等視覺方式呈現(xiàn)數(shù)據(jù)的PPT十分重要。偏正式風(fēng)格的穿著打扮也能吸引他人注意力,樹立專業(yè)的形象。
3.開頭固定話術(shù)總結(jié)
向領(lǐng)導(dǎo)、各位同事/伙伴匯報(bào)以下幾個(gè)問題,分別是XX問題和XX問題,預(yù)計(jì)需要XX時(shí)間,第一件事XXXX,需要您了解/審核/決策……
本篇匯報(bào)主要分為三部分,第一部分為主要工作成績(jī),第二部分為工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié),第三部分為下一階段工作計(jì)劃。
本次我的匯報(bào)將圍繞三組數(shù)據(jù)/三個(gè)關(guān)鍵詞展開,三組數(shù)據(jù)分別是xx、xx和xx。
本周/月/年,我完成了業(yè)績(jī)目標(biāo)的百分之XX,主要開展XX、XX等工作。
回顧上一周/月/年,我的工作重心是XX,完成了XX等工作,相較去年……
匯報(bào)過程:
數(shù)據(jù)說話,上干貨
1.如何拋出數(shù)據(jù)
? 拒絕模糊:諸如“明顯進(jìn)步”、“效果顯著”等含義模糊的話術(shù)可以盡量減少使用的頻率?!懊黠@進(jìn)步”的“明顯”怎樣明顯?“效果顯著”的“顯著”如何顯著?模糊的詞匯不僅分散降低自身的專業(yè)性,也分散聽者的注意力。
? 放在首位:列數(shù)據(jù)是呈現(xiàn)效果最直觀、最具說服力方式。因此“數(shù)字”在匯報(bào)中的位置,應(yīng)該盡可能提前,放在句首或者段首;又或者可以直接以數(shù)據(jù)為中心,圍繞其展開已完成工作各方面的演繹。
2.分析數(shù)據(jù)時(shí)要注意的問題
數(shù)據(jù)不僅要呈現(xiàn),更要深入分析。分析數(shù)據(jù)時(shí)要注意以下幾個(gè)問題:
數(shù)據(jù)的真實(shí)性要如何體現(xiàn)?
數(shù)據(jù)擁有全面性or平均性?各自說明了什么?
同比環(huán)比為什么增高/降低?
對(duì)此采取了什么措施?
采取相應(yīng)措施后發(fā)生了什么變化?
以后是否還需要改進(jìn)?
3.正文邏輯總結(jié)
除了傳統(tǒng)的金字塔原則,我們還整理了其他的匯報(bào)邏輯以供參考。
SCR模型
S(situation)信息與立場(chǎng):簡(jiǎn)要說明工作的背景,若領(lǐng)導(dǎo)對(duì)背景比較熟悉,可以略過該部分,或者縮減為一至兩句話。
C(complication)沖突與挑戰(zhàn):項(xiàng)目/工作中遇到了某些困難或挑戰(zhàn),這些挑戰(zhàn)是由于人為或非人為原因?qū)е碌?,因?yàn)檫@些困難給項(xiàng)目帶來了哪些影響。
R(resolution)解決方案:對(duì)于C(沖突與挑戰(zhàn)),是怎樣解決的,解決方案是什么。如果沒有解決,打算怎樣解決。
Star原理
S(situation)背景信息:該部分與SCR模型中的“S”相近,簡(jiǎn)要說明工作的背景,若領(lǐng)導(dǎo)對(duì)背景比較熟悉,可以略過該部分,或者縮減為一至兩句話。
T(task)任務(wù):說明具體任務(wù)。
A(action)行為:如何完成了task(任務(wù)),在完成的任務(wù)中利用了什么方案。如果任務(wù)沒有被完成,將打算制定什么方案完成任務(wù)。
R(result)結(jié)果:已經(jīng)完的任務(wù)大概多久能出效果,效果預(yù)期是什么。
魚骨圖
魚頭:項(xiàng)目名稱
魚骨:工作中遇到的問題、產(chǎn)生問題的原因或者應(yīng)對(duì)策略。
魚尾:工作結(jié)論、結(jié)果。
魚骨圖的重點(diǎn)在“魚骨”部分,比起金字塔、SCR,更偏重于問題與原因的羅列。
SMART原則
S(specific)具體性:明確制定目標(biāo),包括明確目標(biāo)范圍、目標(biāo)達(dá)成情況。
M(measurable)可衡量:明確目標(biāo)是否可以量化、是否可以用相關(guān)數(shù)據(jù)衡量。
A(attainable)可行性:明確已經(jīng)制定的目標(biāo)是否在自己能力范圍之內(nèi),若超出自己能力范圍,該目標(biāo)是否可以實(shí)現(xiàn),該如何去實(shí)現(xiàn)。
R(relevant)相關(guān)性:已經(jīng)制定的目標(biāo)是否與其他目標(biāo)相關(guān),確定相關(guān)度高低。
T(time based)時(shí)限性:要在具體時(shí)限內(nèi)完成目標(biāo)。因此在制定目標(biāo)時(shí)須對(duì)工作劃分優(yōu)先級(jí),合理分配各部分內(nèi)容完成時(shí)間。
SMART原則適用于互聯(lián)網(wǎng)、銷售等數(shù)字化行業(yè),而對(duì)于知識(shí)密集型產(chǎn)業(yè)SMART原則可能缺少展示的深度。
匯報(bào)結(jié)尾:
總結(jié)上一階段,開啟新的工作
匯報(bào)結(jié)尾一般分為兩個(gè)部分:對(duì)之前工作的總結(jié),以及下一階段工作目標(biāo)的制定。
在上一階段工作總結(jié)中,可以考慮下列問題:
? 經(jīng)驗(yàn)總結(jié):提高了哪一部分的工作效率、是否拓展了更多的工作渠道、是否節(jié)約項(xiàng)目成本。
? 問題總結(jié):哪些流程需要優(yōu)化?現(xiàn)階段工作遇到最大的問題是什么?將來怎樣改進(jìn)缺陷?缺少哪些資源支持?
而在下一階段工作目標(biāo)的制定中,需要從以下問題入手:
下一階段工作如何安排?
需要哪些資源支持?
該如何評(píng)估未來工作完成度?
評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)是什么?
但是無論在什么行業(yè),從事什么工作,內(nèi)容的真實(shí)和豐富一定是工作匯報(bào)的第一要義。存在欺瞞現(xiàn)象,或是無事可匯報(bào),再多的話術(shù)、再清晰明了的邏輯也無法“拯救”工作匯報(bào)。有豐富的內(nèi)容做支撐,話術(shù)和邏輯才有用武之地。